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會議合同簽訂

【服務指南】

會議服務介紹

合同里需要寫明與會議相關的各種事項,分清權利和義務,從而當出現爭議時,法庭將按合同中雙方意見一致的條款,按有利的方式保護利益受損方。

本公司據以往經驗,現將一般會議合同的內容公布如下(具體合同雙方另議):

1、房間數目和房間價格:列明每晚所需房間數和房間價格;
2、免費房間:注明會議組織人員每晚可免費使用的房間數;
3、工作間及房價:除免費房間外,會議工作人員還可享受優惠價格的房間;
4、套房、貴賓房:本條款需列明具體的房間要求;
5、房間位置:應列明各個所訂房間的具體方位和房間檔次;
6、平均房價:是根據各種類型房間占相同百分比計算出來的一個調整后的平均價,適用于各類房間;
7、無轉移條款:即會議舉行期間如遇酒店所訂房間超出實際接待能力時,不得使會議人員轉移其他酒店;
8、入住及退房登記:登記情況視酒店規定而定;
9、提前入住和推遲退房: 如果在該問題上的需求與酒店規定有所偏差,則一定要在合同中注明;
10、預定取消日期:一般規定為預定者在計劃使用日期之前30天,這一條雙方可以再協商;
11、會議場所要求:如果會議規模可能出現調整,最好在合同中確定一個調整時間;
12、會議場租:可以是一個固定價格也可以根據所訂客房情況協商;
13、24小時租用:如果是按24小時租用酒店會議室,那么即使24小時之內不用會議室,酒店也不得使用;
14、會場變動:合同中注明預定的會議室,沒酒店的事先通知和會議方的書面同意,已訂好的會場不能再有變動;
15、房間定金:合同中必須注明預付定金的具體時間,合同中應要求酒店在定金預付日期到來時進行提醒;
16、結賬:誰來負責會議方結賬事宜,誰有權在賬單上簽字,有哪些具體事項,這些問題必須在合同中說明;
17、餐飲消耗:此條款規定對于因活動取消或與會人數不足而引起的餐飲活動減少,會議方應給予酒店一定補償;
18、仲裁條款:如合同中有仲裁解決爭議的條款,在簽訂合同前,要先決定會議方是傾向使用仲裁手段還是反對;
19、視聽設備租用:明確視聽設備的種類、品牌、數量、租用時間、費用;
20、會議物資運抵酒店:在會議前,會議所用的物資要運到酒店庫房,在合同中應注明庫房工作時間和酒店政策;
21、電話附加費:盡量與酒店協商,免付電話使用附加費。協商文件應包括在合同中;
22、展品的處理:展品運進、運出酒店時間的規定對費用開支有很大影響,雙方應進行協商和討論;
23、最低餐飲消費:有些酒店的合同上有最低消費這一條款,規定客人的用餐花費必須達到某一最低金額;
24、安全、防火規定:酒店符合安全和防火的有關規定;
25、殘疾人保障:合同中特別列明酒店內設施和政策與有關殘疾人保障法是相符的;
26、合同的終止:如遇第三者原因,不可抗力或特殊事件的發生,則允許一方提出終止合同而不受違約罰款;
27、免責:雙方應同意,對于一些疏忽事件和其他一些不影響會議進行和偶然突發事件對方不負責任;
28、訂房確認報告:如果不寫入合同中,那么也要在合同中加入訂房確認報告這一條款;

備注:保存一份書面合同;將所有的回復傳真或信函作為書面承諾歸檔保存。

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