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會議選址要訣

【服務指南】

會議服務介紹

海南是會議選址的理想之地,亞熱帶的氣候和海島的陽光都給會議代表帶來別樣的風情。在海南舉辦會議的選址就更加講究了,雖然海南不大,但是每個地方都有自己的特點,因此,不同的會議要根據自身的特點來為會議選址。

海口:一般來說,大多數會議都會選擇在海口。海口是海南的政治、經濟中心,這里交通便利,鐵路、公路、特別是航空線路眾多,方便全國各地的代表順利到達海南。另外海口的配套設施齊全,政府會議、訂貨會、培訓班等會議所要求的設施都能輕易滿足。另外,在海口舉辦并不影響游客的心情,因為會后安排的考察都會沿路下去,把海南基本的海景、山水都玩個遍!而且在海口開會的費用是最低的,所以說海口是海南舉辦會議的最佳選擇之地!

三亞:其實很多有的游客都希望在三亞召開會議,這個想法不錯,三亞比海口更具有濃郁的熱帶濱海城市風格,酒店也都比較高檔,確實是度假的理想之地;不過三亞也有很多制約的地方,最明顯的有幾點:一是全國各地的航班相對海口少,有些地方要隔天才有,有些代表因此飛到海口后才乘車到三亞,麻煩;二是三亞基本定位是旅游城市,其它的一些配套設施不是很齊全,比如這次我的客戶一個會議需要一個體育館,里面要有籃球場地,而且是600人的代表觀看比賽,我幾乎找偏了整個三亞都沒有適合的場地。不過三亞也有適合的會議:比如企業的年會,注重休閑;還有一些著名產品的發布會、嘉獎會等也比較適合在三亞舉辦。

博鰲:博鰲已經成了舉辦論壇的品牌,這個亞洲論壇永久會址不是徒有虛名,它和創“吉尼思世界記錄”的萬泉和入海口處的景點--玉帶灘一起組成了海南又一個值得參觀的景區。正因為在博鰲,所以每個酒店的設施對會議都有很多的支持,博鰲現在已經成為一些論壇、專題、投資等會議的熱門舉辦地。北師大和本網舉辦的全國
專家級校長博鰲論壇已經成為固定每年一期的論壇。

興隆:興隆于溫泉和華僑著稱海內外。興隆酒店眾多,每晚都會接待來自全國各地的大量游客,興隆的溫泉也讓海南的單位所向往,海南本地的很多單位一般也會選擇興隆作為年會貨其它的一些小型會議的舉辦地,另外,一些觀光會議團也會利用在興隆的時間開上半天的會議。

除了以上的所列的可選地點,海南還有很多可以舉辦會議的地方,比如文昌的東郊椰林、定安的南麗湖、保亭的七仙嶺等等,都是各具特色的地方。

選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要,面對眾多的場所,到底怎樣去選擇呢?

一 列出可供選擇的清單
必須制作一個會議場所清單表,清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理,表明了酒店的條件好壞,將大大便于各個場所的比較和選擇。

二 選擇合適類型的場所
選擇適合的會議場所,必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

三 會議類型與場所的搭配
1、舉辦培訓活動的最佳環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所(公司的專業培訓中心或旅游勝地的培訓點);
2、研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境(培訓中心或其他寧靜場所最為適合);
3、學會年會的地點選擇一般根據會員的意見來定(一般選在當前最受歡迎的城市,能提供會議服務的酒店);
4、重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次,要引人入勝,會議的目的是對杰出表現予以獎勵;
5、對于交易會和新產品展示會,需要選擇有展廳的場所,還要求到達會場所在城市的交通必須便利。

四 現場參觀注意事宜
在考慮去做現場參觀之前,先檢查一下是否已具備了前提條件:
1、舉報價方(酒店)接受和同意會議明細表中各項事宜;
2、報價房(酒店)應是侯選名單中較好的一個;
3、對報價(酒店)方擬訂的合同條款基本接受。
 
五 親臨現場實地考察
對于親臨現場進行考察應注意以下幾點:
1、會見能做決策的人,這樣有利以后解決可能出現的交易問題;
2、只要可能,一定要在酒店建議的日期去進行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀,因為這會使酒店產生直接費用;
3、不要出于個人原因再次參觀酒店,不要隨帶家屬同行。

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